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Planungshilfen für OloV-Vorhaben: Leitfragen und Checklisten

Ziel

Bei regionalen Aktivitäten (Erstellung von Publikationen, Planung und Durchführung von Veranstaltungen etc.) ist vieles im Vorfeld zu koordinieren, damit die Umsetzung reibungslos klappt und das Ergebnis den Vorstellungen aller Beteiligten entspricht.

Die folgenden Dokumente sind Beispiele für Instrumente, mit denen die gemeinsame Planung von Vorhaben erleichtert wird. Sie können jeweils an das spezifische Vorhaben und die regionalen Gegebenheiten angepasst werden.

Kurzbeschreibung

Bei Vorhaben einer einzelnen Institution stehen die Aufgabenteilung und Entscheidungsstrukturen von vorne herein fest. Kooperationsprojekte erfordern dagegen über die Planung, Durchführung und Qualitätssicherung der einzelnen Arbeitsschritte hinaus Absprachen zu Arbeitsteilung und Zuständigkeiten zwischen den beteiligten Institutionen.

Idealerweise legt die in der Steuerungsgruppe vertretene Leitungsebene der OloV-Akteure die Rahmenbedingungen des gemeinsamen Vorhabens fest und entscheidet, von wem und in welcher organisatorischen Form alle weiteren operativen Entscheidungen getroffen werden sollen. Die folgenden Beispiele enthalten daher zunächst Leitfragen auf strategischer Ebene (Ziele und Zielgruppen) sowie zur Aufgabenteilung innerhalb des Netzwerks.

Über die Planung der Arbeitsabläufe und die konkrete Gestaltung des gemeinsamen Vorhabens kann dann auf der Arbeitsebene durch die unmittelbar an der Umsetzung beteiligten Fachkräfte entschieden werden. Hierzu empfiehlt sich die Bildung einer Umsetzungsgruppe. Zu deren Unterstützung können ebenfalls Checklisten oder Leitfragen benutzt werden. Einige Beispiele sind hier wiedergegeben.

Einsatzmöglichkeiten

Die hier zusammengestellten Planungshilfen sind Beispiele, die an die regionalen Bedarfe angepasst werden können, z.B. zur Durchführung von Veranstaltungen etc. Auf Basis der Leitfragen lassen sich nicht nur Checklisten, sondern auch z.B. Tagesordnungen oder Entscheidungsvorlagen für Planungssitzungen erstellen. Sollen diese zur Qualitätssicherung benutzt werden, ist es sinnvoll, sie als Checklisten mit Ja/Nein-Fragen zu formulieren.


Beispiele und Materialien

Leitfragen für die strategische und die operative Ebene: Ziele und Zielgruppen (PDF 51KB)

Leitfragen für die strategische und die operative Ebene: Aufgabenteilung und Ressourcen (PDF 34KB)

Beispiel einer Checkliste zur Erstellung einer Publikation (PDF 60KB)

"Checkliste Erstellung einer Publikation" als Word-Formular (Word 158KB) und als Word-Vorlage (Word 154KB)

Hinweis auf weitere Instrumente

Die o.g. Beispiele setzen an der bereits getroffenen Entscheidung für ein bestimmtes Vorhaben an und helfen bei der Planung der benötigten Rahmenbedingungen und der konkreten Umsetzungsschritte.

Um zu entscheiden, mit welcher Art von Produkt die anvisierten Ziele und Zielgruppen am besten erreicht werden — ob Veranstaltung, Printpublikation oder digitales Angebot — können ergänzend Instrumente zur Projektplanung eingesetzt werden, z.B. Stärken-Schwächen-Analyse oder Eingrenzung der Zielgruppen mittels der Stakeholder-Analyse (vgl. "Beteiligtenanalyse").

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