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Praxisbeispiel für den Qualitätsstandard „BO8 – Bewerbungstrainings in der allgemeinbildenden Schule“


Digitaler Bewerbungsassistent YouBot aus Offenbach

Seit 2019 hilft der Online-Bewerbungsassistent „YouBot“ allen Schülerinnen und Schülern in Offenbach beim Bewerbungsprozess. Entwickelt wurde der digitale Helfer von der KAUSA-Servicestelle Offenbach im Amt für Arbeitsförderung, Statistik und Integration der Stadt Offenbach am Main in Kooperation mit einem ortsansässigen Medienunternehmen, dem Ausbildungspark Verlag.

Effektiver Bewerbungsprozess – dank digitaler Unterstützung

Im Übergangsmanagement des Amts für Arbeitsförderung, Statistik und Integration der Stadt Offenbach ist neben der regionalen OloV-Koordination auch das Projekt KAUSA-Servicestelle Offenbach angesiedelt. Die KAUSA-Servicestelle Offenbach unterstützt Schüler/innen intensiv auf dem Weg von der Schule in den Beruf.

Dazu führte sie im Schuljahr 2016/17 sehr erfolgreich an mehreren Pilotschulen das Konzept Pro Ausbildung ein, dessen Kernstück eine Bewerbungs-AG ist. Auf freiwilliger Basis bietet sie außerdem konkrete Hilfestellung auf allen Stationen des Bewerbungsprozesses. Um den Prozess Pro Ausbildung zu vereinfachen und bei Projektende zu verstetigen, entwickelten die KAUSA-Servicestelle Offenbach und der Ausbildungspark Verlag gemeinsam den digitalen Bewerbungsassistenten „YouBot“.

Warum dieses Tool? Im Rhein-Main-Gebiet ist die Suche nach einem Ausbildungsplatz nicht einfach. Auf jede Ausbildungsstelle kommen drei oder mehr Bewerber/innen. Bis zur Stellenzusage müssen nicht selten 30 bis 50 Bewerbungen verfasst werden. Insbesondere Jugendliche mit Migrationshintergrund haben oftmals Schwierigkeiten, eine Ausbildung zu finden. Sprachbarrieren und die Unkenntnis des Systems der dualen Ausbildung verhindern häufig eine Unterstützung durch Eltern oder Verwandte. Die Quote der Jugendlichen mit Migrationshintergrund liegt in den Abgangsklassen der Offenbacher allgemeinbildenden Schulen bei 70 bis 80 Prozent.

Hoher Aufwand für viele Anschreiben

Den größten Teil des zeitlichen und personellen Aufwands bei Pro Ausbildung nahm bisher die Bewerbungs-AG ein. Diese erforderte intensive Hilfe beim Verfassen von Bewerbungsanschreiben. Zwar wissen die Jugendlichen ungefähr, welche Inhalte in die Schreiben gehören. Trotzdem benötigen sie weiterhin Unterstützung beim Konzipieren, Schreiben, Formatieren und Korrigieren der Texte – und zwar immer wieder aufs Neue. So verwundert es nicht, dass Jugendliche ohne Unterstützung zu Musteranschreiben greifen oder immer denselben Text an verschiedene Firmen schicken. Gute Anschreiben gehen aber individuell auf die eigene Person und Situation, den Beruf und das Unternehmen ein.

Um den Unterstützungsaufwand an dieser Stelle effizienter einzusetzen, entwickelte die KAUSA-Servicestelle Offenbach zunächst ein Konstruktionssystem, das auf Textbausteinen erfolgreicher Anschreiben basierte. Dies brachte aber nicht die erhofften Erleichterungen: Es entfiel zwar weitestgehend die Fehlerkorrektur, dafür verbrachten die KAUSA-Mitarbeiterinnen viel Zeit beim Umformatieren und beim Korrigieren von Schreibfehlern in Platzhalterfeldern.

YouBot-Entwicklung per Kooperation

Mithilfe des Ausbildungspark Verlags – einem Spezialisten für Ratgeber und digitale Medien rund um Ausbildung, Beruf und Karriere – entwickelte die KAUSA-Servicestelle Offenbach den YouBot. Der YouBot ist der erste digitale Bewerbungsassistent speziell für Ausbildungsbewerber/innen, der gezielt für den unterstützenden Einsatz im Schulunterricht konzipiert ist. Die textliche Basis bildet dabei das von der KAUSA-ServicestelleOffenbach entwickelte System von Textbausteinen. Dieses Verfahren baute die Ausbildungspark-Redaktion in ein intelligentes System um, das ein Höchstmaß an textlicher Varianz bietet. Abgefragte Informationen werden dabei so dynamisch verknüpft, dass hunderttausende Textkombinationen möglich werden und unzählige individuelle Formulierungen entstehen.

YouBot-Funktionsweise: einfach und intuitiv

Besonderes Augenmerk lag bei der Entwicklung auf der einfachen Bedienbarkeit und intuitiven Nutzerführung. Der Bewerbungsassistent stellt erst einmal wichtige Fragen, die per Klick oder Textfeld zu beantworten sind – zu eigenen Stärken und Interessen, zu berufsrelevanten Kenntnissen, zur Wahl des Ausbildungsberufs und des Unternehmens. Die Jugendlichen werden so Schritt für Schritt zum fertigen Anschreiben geführt und setzen sich spielerisch und frustfrei mit elementaren Aspekten von Bewerbung und Berufseinstieg auseinander.

Sind die Fragen beantwortet, erstellt der YouBot einen absendefertigen Text. Je genauer die Fragen beantwortet werden, desto besser und individueller wird der Text. Selbstverständlich behalten die Jugendlichen immer das letzte Wort. Sie entscheiden, ob sie Textvorschläge übernehmen, gegen alternative Formulierungsvarianten austauschen oder manuell weiter anpassen. Gleiches gilt für die Formatierung: Schriftart, Schriftgröße, Layout und Farbigkeit sind Sache des persönlichen Gestaltungswillens und bleiben stets im einheitlichen DIN-Standard.

Praxis in der Schule und Bewerbungs-AG

Eingebunden in ein pädagogisches Gesamtkonzept kann der YouBot Lehrkräfte im Berufsorientierungs- oder Arbeitslehreunterricht unterstützen. Die Schüler/innen lernen im Unterricht alle Phasen des Bewerbungsprozesses kennen. Sie erhalten Feedback zu ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten, werden in den Abschlussklassen regelmäßig durch die Agentur für Arbeit beraten und entwickeln so den Wunsch nach einem bestimmten Ausbildungsberuf.

Beginnt dann der konkrete Bewerbungsprozess erstellen die Jugendlichen eine Bewerbungsmappe mit den notwendigen Unterlagen und Zeugnissen, sie recherchieren passende Ausbildungsplätze und informieren sich über die jeweiligen Arbeitgeber. Danach beginnt das Erstellen der passenden Anschreiben unterstützt durch den YouBot. Sollten nicht genügend Computer zur Verfügung stehen, können die Jugendlichen einfach eigene Laptops, Tablets oder Smartphones nutzen – es braucht nur einen Internetanschluss. Weil keine Software installiert werden muss, lässt sich der YouBot praktischerweise auch zu Hause nutzen.

Datenschutzrechtlich ist der YouBot vorbildlich. Es werden keinerlei persönliche Daten der Jugendlichen gesammelt, weil alle Informationen in einer Projektdatei auf dem Endgerät gespeichert werden. Diese Dateien können wieder hochgeladen und bearbeitet werden, und zwar ausschließlich im YouBot. Der YouBot-Zugang erfolgt über täglich wechselnde Anmeldecodes, die nur die Lehrkraft erzeugen und an die Jugendlichen verteilen kann.

Entsprechend positiv sind die Rückmeldungen von Lehrkräften – auch von zunächst kritisch eingestellten Kolleginnen oder Kollegen. Im Frühjahr 2019 wurde der YouBot an allen Offenbacher Schulen eingeführt. Neben den allgemeinbildenden Schulen sind es besonders die beruflichen Schulen mit ihren BÜA-Klassen, für die der Bewerbungsassistent eine deutliche Erleichterung im Profilgruppenunterricht darstellt.

Und wie geht’s weiter?

Zurzeit sind im YouBot mehr als 50 Ausbildungsberufe wählbar, neue Berufe werden regelmäßig nachgepflegt. In 2020 kommen weitere Funktionen hinzu. Dann können Lebensläufe erstellt und verwaltet werden. Auch die Implementierung verschiedener Sprachen ist angedacht. Damit kann der YouBot auch von Jugendlichen genutzt werden, die noch nicht lange in Deutschland leben (z.B. Geflüchtete). Aus der kleinen Idee für Offenbach entwickelt sich eine Lösung für Jugendliche in ganz Deutschland.

Förderung

Das Entwicklungsprojekt wird gefördert als JOBSTARTERplus-Projekt aus Mitteln des Bundesministeriums für Bildung und Forschung.

Mit dem Programm JOBSTARTER plus fördert das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) bundesweit die Verbesserung regionaler Ausbildungsstrukturen. Die JOBSTARTER plus-Projekte unterstützen mit konkreten Dienstleistungen kleine und mittlere Unternehmen in allen Fragen der Berufsausbildung und tragen so zur Fachkräftesicherung bei. Durchgeführt wird das Programm vom Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB).

Weiterführende Informationen

„Clever bewerben – Erfolgreich zur Ausbildung“, Meldung auf der Website der Stadt Offenbach vom 22. März 2019 anlässlich der Vorstellung des YouBot: https://www.offenbach.de/bildung/ausbildung/kausa/aktuelles/bewerbungsassistent-kausa22.03.2019.php

Praxisbeispiel „Pro Ausbildung“ auf dem Webportal „überaus – Fachstelle Übergänge in Ausbildung und Beruf“ des BIBB: https://www.ueberaus.de/wws/pro-ausbildung-offenbach.php

Informationen zu den Projekten im Übergang Schule – Beruf (u.a. OloV und KAUSA Servicestelle) auf der Website des Amts für Arbeitsförderung, Statistik und Integration der Stadt Offenbach: https://www.offenbach.de/bildung/ausbildung/uebergang-schule-beruf/uebergang-schule-beruf.php

YouBot plus: https://www.ausbildungspark.com/youbotplus-der-bewerbungsassistent/

Kontakt

Dr. Brigitte Kümbel, Leitung Übergangsmanagement im Amt für Arbeitsförderung, Statistik und Integration der Stadt Offenbach und OloV-Regionalkoordination der Stadt Offenbach.

Thorben Pehlemann, Redakteur im Ausbildungspark Verlag. Der Verlag ist ein Spezialist für Ratgeberliteratur und digitale Bildungsmedien für Ausbildungsbewerber/innen und Berufseinsteiger/innen:  Ausbildungspark Verlag GmbH.

Aufnahmedatum: 23.01.2020

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